Die Fabrik Bens Original in Olen (in der Nähe von Antwerpen, Belgien) ist seit mehr als 40 Jahren das Zentrum der Reisproduktion von Mars. Als einer der beiden wichtigsten Reisproduktionsstandorte von Mars liefert Olen nicht nur in Europa, sondern auch in anderen Teilen der Welt Reis von höchster Qualität. An diesem Standort sind 135 Personen beschäftigt, einschließlich des Büropersonals. In der Produktion arbeiten ca. 60 Personen.

Wir sprachen mit Geert Wanten, Maintenance Manager bei Mars Olen, über Swisio und seine Erfahrungen.

Was war für Sie bei der Auswahl eines Dienstleistungspakets wichtig?
Geert: „Wir haben eigentlich nicht lange gesucht. Ich habe selbst bei Mars Veghel gearbeitet und kannte das System bereits von der Benutzerseite her. Ich wusste, wie benutzerfreundlich das System ist. Als ich bei Mars Olen anfing, arbeiteten wir dort noch mit Excel in der Personalplanung. Die Mitarbeiter mussten ihren Urlaub über einen Urlaubsbuch auf Papier beantragen. Der daraus abgeleitete Dienstplan wurde in dreifacher Ausfertigung ausgedruckt und aufgehängt. Sollte eine Anpassung notwendig sein, musste man alles noch einmal ausdrucken und an verschiedenen Stellen aufhängen. Ich habe darauf hingewiesen, dass es eine gute Lösung gibt, nämlich Swisio. Und seit 2021 arbeiten wir nun auch bei Mars Olen mit Swisio.“

Was ist das beste Ergebnis, das Sie bisher mit Swisio erzielt haben?
Geert: „Die Benutzerfreundlichkeit für die Nutzer. Man kann jederzeit und überall über die App ganz einfach Dienste tauschen und Urlaub beantragen. Es ist natürlich schön, dass wir kein Excel mehr benützen und eine Menge Papierkram abschaffen können. Für meine eigene Abteilung, das technische Team, funktioniert es super. Wir können unsere Aufgaben sowohl stundenweise als auch minutenweise planen. Keine Aufgaben und keine Urlaubsplanung mehr in Excel.”

„Automatische Planung auf Knopfdruck“.

Schönes Beispiel: Nicht jeder hat immer die nötige Affinität oder Kenntnis von IT-Systemen, das wissen wir. Wir waren zwei Tage live mit Swisio. Ich hatte ein Handbuch erstellt, und am selben Tag, an dem wir live gingen, gingen schon 20 Urlaubsanträge ein. Selbst von Leuten, die manchmal mehr Mühe mit IT-Systemen haben, das sagt genug über die Benutzerfreundlichkeit von Swisio. Wir arbeiten nun schon seit fast einem Jahr mit Swisio.

„Keine Excel-Ausdrucke mehr“.

Wie sieht Ihre Zukunftsperspektive in Bezug auf Swisio, in Bezug auf die Dienstplanung aus?
Haben Sie sich Ziele gesetzt?
Geert: „Die Verbindung mit unserem Planungssystem ist vorhanden, aber noch nicht aktiv. Wir arbeiten aber daran. Und ich würde gerne die Kiosk-Funktionalität weiterbearbeiten, um einfach einen großen Bildschirm in der Halle zu haben, auf dem die Planung für alle sichtbar ist, ohne dass man sich persönlich in Swisio oder die App einloggen muss.“

Sie gebrauchen Excel nicht mehr, machen aber immer noch einen Ausdruck aus dem System. Geert möchte dies auch gerne ändern.

„Außerdem ist unser Arbeitszeiterfassungssystem ein schwerfälliges System, bei dem Änderungen am System nicht immer einfach zu bewerkstelligen sind. Mein Wunsch ist es, dass Swisio auch ein eigenes Zeiterfassungssystem entwickelt oder an ein bestehendes System anschließt. Jetzt fragen die Mitarbeiter Freizeit an und bekommen sie auch, aber das muss immer noch separat in unserem eigenen Zeiterfassungssystem erfasst werden.“

Mars Olen ist die erste belgische Niederlassung, die mit Swisio arbeitet, und darauf sind wir stolz. Das macht es zu einer besonderen Herausforderung, denn der belgische Tarifvertrag unterscheidet sich völlig von dem niederländischen und den deutschen. Swisio hat hier viel Arbeit investiert, einschließlich der Anpassungen, die am Arbeitszeitgesetz vorgenommen werden mussten.

Bei Mars Olen ist Geert der Verantwortliche für den administrativen Teil. Für das kommende Jahr ist geplant, diesen Bereich auf 3 Administratoren für das gesamte Werk auszuweiten.

Geert arbeitete auch kreativ mit dem System, um einen Jahreskalender für die technische Abteilung in Swisio zu visualisieren. Für jede Produktionslinie erstellte er einen virtuellen Mitarbeiter, um zu visualisieren, an welcher Linie an welchem Tag ein Wartungsstopp geplant ist. Diese Option war/ist in Swisio noch nicht verfügbar.

Wie reagieren die Mitarbeiter?

Geert: „Wenn es um Veränderungen geht, sind die Mitarbeiter oft zurückhaltend. Besonders, da wir bei Mars Olen jahrelang mit Excel gearbeitet hatten. Jeder hatte die notwendige Schulung erhalten, um mit Swisio zu beginnen, aber hier und da stießen wir immer noch auf einige praktische und entscheidende Funktionen, um die Bedürfnisse der Fabrik vollständig zu erfüllen. Wir haben diese Probleme mit Swisio besprochen, und sie wurden vom Support-Service über ein Service-Ticket erledigt. Insgesamt sind alle nach der Einführung von Swisio sehr begeistert.

Welche Funktion hat die größte Wirkung?
Geert: Na ja, das ist die Einführung des Dienstplans für ein ganzes Jahr auf einmal. Kein Ausschneiden und Einfügen von Excel-Tabellen. Außerdem ist es super schön, dass man Schichten ganz einfach in der App tauschen und anpassen kann. Vor allem, wenn Sie in letzter Minute um einen Diensttausch gebeten werden oder wenn ein Mitarbeiter unerwartet ausfällt. Sie haben sozusagen immer Ihre komplette Personalplanung in der Tasche.

Wie ist die Zusammenarbeit mit den Kollegen von Swisio?
Geert: „Mein Ansprechpartner bei Swisio ist Jasper. Die Implementierung verlief gut. E-Mails und Tickets werden schnell bearbeitet. Und die Zusammenarbeit läuft gut. Als ich mich das erste Mal anmeldete, war alles leer. Ich dachte ernsthaft, alles wäre schon eingerichtet und ich müsste das nicht selbst machen. Aber das hat nur geholfen, das System zu erlernen!“

„Ich kann Swisio wirklich jedem empfehlen. Es macht den Tagesplan ein wenig einfacher und übersichtlicher.“