Stiftung Vrijwilligers Digitaal unterstützt Freiwilligenorganisationen bei der Nutzung von Swisio. Freiwilligenkoordinatoren können mit diesem Tool auf moderne und einfache Weise Dienstpläne erstellen und Freiwillige einplanen. Wenn sie wollen, können die Freiwilligen auch selbst einen Dienstplan aufstellen. Die Freiwilligenorganisationen helfen auch einander dabei, daher der Name „Ons Rooster“.

Wir sprachen mit Pieter Tjebbes von „Ons Rooster“ über Swisio und seine Erfahrungen mit Swisio. Er ist der Gründer der Initiative.

Von der Planung in Excel zur digitalen Planung mit Swisio
Pieter: „In vielen Freiwilligenorganisationen wird die Planung in Excel gemacht. Und am liebsten auch mit einer Papierversion daneben. Aufgrund meiner Vorkenntnisse und Erfahrungen mit Swisio wusste ich, dass dies anders gemacht werden kann. Definitiv keine Planung mehr in Excel. Gerade mit der Selbstplanung ist das in der Freiwilligenarbeit sehr gut möglich.“

Was war für Sie bei der Auswahl wichtig?
Pieter: „Ich arbeite schon lange mit Swisio zusammen, schon seit meiner Zeit im Holland Casino. Und nach den guten Erfahrungen, die ich mit Ihnen und mit der Selbstplanung dort gemacht habe, war die Wahl von Swisio, um die Freiwilligenorganisationen zu helfen, offensichtlich.“

Was ist das wichtigste Resultat, das Sie bisher mit Swisio erzielt haben?
Pieter: „Eigentlich ganz einfach. Die Tatsache, dass sich bereits 35 Freiwilligenorganisationen „Ons Rooster“ angeschlossen haben und mit Swisio arbeiten und deshalb nicht mehr in Excel planen. Es ist nicht mehr notwendig, Dienstpläne in Excel zu erstellen und keinen Überblick über sie zu haben. Mit Swisio wird die Dienstplanung für Freiwillige leicht, einfach und macht Spaß!“

Wie sieht Ihre Zukunftsperspektive in Bezug auf Swisio, in Bezug auf den Dienstplan aus? Haben Sie sich Ziele gesetzt?
Pieter: „Das Beste wäre natürlich, wenn alle Freiwilligenorganisationen von Excel Abschied nehmen und mit Swisio arbeiten würden. Egal, wie klein oder wie groß sie sind. Wir besuchen derzeit viele verschiedene Organisationen. Vom Wohltätigkeitsladen oder Tierheim bis hin zum Freilichtmuseum oder sogar dem Militärmuseum. Aber zum Beispiel auch eine kleine Buchhandlung, die nur mit Hilfe von Freiwilligen gebrauchte Bücher für wohltätige Zwecke sammelt und verkauft. Das ist auch ein Grund, warum wir das machen: Freiwilligenorganisationen machen Spaß und es ist interessant, mit ihnen zu arbeiten.

Wie reagieren die Freiwilligen?
Pieter: „Das System ist für jeden leicht zu bedienen. 2-3 Abende reichen aus, um alles zu beherrschen. Als ‚Helpdesk‘ von „Ons Rooster“ stehen wir immer für Fragen zur Verfügung, aber viele Leute machen alles selbst. Eben weil das Tool so benutzerfreundlich ist. Die Leute müssen sich jetzt weniger Sorgen machen und sind mit der Umsetzung zufrieden.“

Welche Funktion hat die größte Wirkung entfaltet?
Pieter: „Die Selbstplanung ist wirklich wichtig. Auf diese Weise haben die Freiwilligen vollen Einfluss auf ihren Zeitplan in Bezug auf die ‚Arbeitszeiten‘. Der Planungsprozess ist auf diese Weise sehr transparent. Die Freiwilligen lernen den Zeitplan besser kennen und verstehen ihn. Als Koordinator muss man sich daher weniger darum kümmern, alles ‚richtig‘ zu machen.“

Wie ist die Zusammenarbeit mit den Kollegen von Swisio?
Pieter: „Wir haben einen ausgezeichneten Kontakt mit der Serviceabteilung. Alle Ideen, die wir haben, damit Swisio uns noch besser unterstützen kann, können wir ihnen vortragen. Sie prüfen dann, ob diese Optionen möglich sind.“