Jana Rührup, Leitung Personalwesen/HR, Sauerlandklinik Hachen

Die Sauerlandklinik Hachen nutzt seit dem 1.1.2022 die Dienstplansoftware von Swisio. Ein guter Zeitpunkt, um nach den ersten Erfahrungen zu fragen. Wir sprachen mit Jana Rührup, die als Leitung Personalwesen/HR für das Dienstplansystem verantwortlich ist, über die Entscheidung für Swisio, das Implementierungsprojekt sowie die Erfahrungen mit Swisio seit dem Go-Live-Datum.

Die Sauerlandklinik Hachen ist eine neurologische Spezialklinik mit dem Behandlungsschwerpunkt Multiple Sklerose. Die Klinik ist mit 125 Planbetten im Krankenhausplan des Landes NRW enthalten. Es werden rund 240 Mitarbeitende beschäftigt.

Im Jahr 2021 begann die Sauerlandklinik mit der Suche nach einem neuen Dienstplanprogramm. Können Sie sagen, was die Hauptbeweggründe dafür waren?
Jana Rührup: “Unsere frühere Dienstplansoftware war für uns als „kleine“ Klinik bisher ausreichend, aber wir wollten einen Schritt nach vorne, etwas Moderneres – eine Mitarbeiter-App, mehr Benutzerfreundlichkeit, mehr Einfluss der Mitarbeitenden, und mehr Transparenz, sodass hier jeder Mitarbeitende das Gefühl hat, der Software vertrauen zu können. Swisio hat das.“

Swisio hatte im Jahr 2021 noch keine Kunden in Deutschland. Welche Überlegungen waren ausschlaggebend dafür, sich dennoch für Swisio zu entscheiden?
Jana Rührup: „Natürlich hätte uns der Gedanke kommen können, dass es noch keinen Kunden auf dem deutschen Markt gibt, und wird es funktionieren? Wir haben uns diese Frage allerdings in Wahrheit nicht einmal gestellt. Nach den ersten Gesprächen, die wir mit dem Geschäftsführer und dem Vertriebsleiter von Swisio geführt haben, zweifelten wir nicht einen Moment daran, dass das Projekt nicht erfolgreich sein würde.

Wir haben uns vom ersten Tag an sehr gut aufgehoben gefühlt – uns war klar, dass es funktioniert. Und es hat auch einen großen Vorteil, zu den ersten Kunden auf dem deutschen Markt zu gehören: Man kann das Programm mitgestalten.“

Nach der Entscheidung kam die Projektphase, in der das System eingerichtet wurde und Schulungen stattfanden. Wie haben Sie das erlebt?
Jana Rührup: „Wie bereits erwähnt: Wir haben uns von Beginn an gleich gut aufgehoben gefühlt. Unsere Ansprüche und Anforderungen wurden ernst genommen. Es wurde sich zu jeder Zeit bemüht, für alles eine Lösung zu finden, auch abends nach Feierabend.

Die Projekteinführung war aus unserer Sicht kein Problem. Wir haben uns zum ersten Mal im Sommer 2021 bei uns in der Klinik getroffen. Es gab derzeit noch keinen deutschen Tarif und kein deutsches Gesetz in Swisio. In einer sehr engen Zusammenarbeit wurde das deutsche Arbeitsrecht, unser Tarifvertrag etc. eingestellt und getestet. Es war eine sehr angenehme Zusammenarbeit mit viel Freude und Spaß bei der Arbeit.

Bereits am 1. Januar 2022 gingen wir direkt mit der gesamten Klinik mit Swisio in den Echtbetrieb.“

Schnittstellen sind manchmal ein heikles Thema. Wie ist das gelaufen?
Jana Rührup: „Swisio hat sich gut darum gekümmert. Swisio stand bereits sehr früh im Projekt mit dem Softwarehersteller unseres Abrechnungsprogramm in Verbindung und programmierte die Schnittstelle. Die Schnittstelle funktioniert absolut problemlos.“

Seit dem 1. Januar 2022 ist Swisio in der ganzen Klinik im Echtbetrieb. Wie sehen die Erfahrungen aus?
Jana Rührup: „Wir haben im Dezember 2021 eine Einführungsveranstaltung für unsere Mitarbeitenden durchgeführt, um Swisio vorzustellen. Den Mitarbeitenden wurde die App und die verschiedenen Anwendungen erklärt. Natürlich wurde auch für die Zukunft Hilfe angeboten. Im Grunde ist es jedoch seit der Einführung ein Selbstläufer, selbst bei neuen Mitarbeitenden.

Auf der Seite der Stationsleitung oder Abteilungsleitung gab es definitiv die ein oder andere Frage. Es konnte jedoch jede gestellte Frage beantwortet werden.

Die Leitungen waren direkt in der Lage ihre eigenen Rahmenpläne zu erstellen. Das war mit dem vorherigen Dienstplanprogramm nicht so easy möglich wie jetzt bei Swisio. Da bekommen es auch die Leitungen hin, die es nur einmal im Jahr machen.“

Keine Software ist 100% perfekt. Wie können wir in Ihren Augen Swisio noch besser machen?
Jana Rührup: „Software ist nie fertig,“ sagte einer der Swisio Kollegen und das stimmt. Spontan fällt mir ein, dass es ein Vorteil für uns wäre, wenn es einen gesamten Jahresplan (auf einen Blick) geben würde, in dem auch Urlaube und vielleicht andere Fehlzeiten erfasst werden könnten. Dies wäre für die Mitarbeitenden und auch Leitungen etwas einfacher. Als Klinik haben wir es gerne steril/plakativ – vielleicht kann man dies mit der ein oder anderen Anpassung im Programm noch gestalten. Aber das ist Klagen auf ganz hohem Niveau.“

Wenn Sie Ihre Erfahrungen in einem Satz zusammenfassen müssten, was würden Sie sagen?
Jana Rührup: „Wir haben unsere Entscheidung als erster Kunde in Deutschland keinen einzigen Tag bereut und würden diesen Schritt definitiv wieder tun.“

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