Haupteingang Krankenhaus Gelderse Vallei, Ede, die Niederlande

Das Spital Gelderse Vallei hat Swisio als Lieferant für sein neues Personalplanungssystem gewählt. In dem Krankenhaus im niederländischen Ede, das hauptsächlich Patienten aus den Regionen Ost-Utrecht, West-Gelderland und Zentral-Gelderland versorgt, werden 2.600 Mitarbeiter geplant. Mit Swisio wird die 24-Stunden-Planung und die Arbeitsplatzplanung erstellt, und (in Zukunft) können sich die Abteilungen für „Selbstplanung“ entscheiden. Das Krankenhaus arbeitet an einer nachhaltigen Personalpolitik, die eine effiziente Planungsmethode einschließt.

Wir sprachen mit Hanan Boutkabout-El Yakoubi, Beraterin für integriertes Kapazitätsmanagement, und Harmke Bakker, Planerin in der zentralen Dienstplanungsstelle über das Umsetzungsprojekt. Beide waren eng in die Entscheidung für Swisio eingebunden. Sie sind derzeit Key User und mit der Umsetzung beschäftigt.

Wie kam es zu der Entscheidung für ein neues Personalplanungssystem?

Hanan erklärt: „Es begann eigentlich während der ersten Covid-Welle. Damals wurde kurzerhand eine zentrale Dienstplanungsstelle eingerichtet, in der die Dienstpläne für die klinischen Abteilungen und die Covid-Abteilungen in einem Excel-Dokument erstellt wurden. Wir haben schnell gemerkt, dass man wirklich ein gutes Planungssystem braucht, auch wenn Excel viel leisten kann. Wir hatten bereits ein anderes Planungssystem, das wir nur für die Zeiterfassung nutzten.

Wir haben uns an das Beratungsunternehmen PlanMen gewandt, und die Projektleiterin Jorien van den Heuvel hat sich mit unserem Problem befasst und analysiert, welche Schritte in der Organisation unternommen werden müssen und was wir brauchen, um professionell planen zu können. Dabei stellte sich heraus, dass wir u. a. ein neues Planungspaket auswählen mussten. Es wurde eine Arbeitsgruppe eingesetzt, die sich mit dieser Frage befasste, und schließlich wurde Swisio ausgewählt.“

Was war für Sie bei der Auswahl wichtig?

Harmke: „Ich fand die Benutzerfreundlichkeit und das Aussehen des Pakets wichtig. Wie sieht die Software aus, wie bekommen Sie Ihre Mitarbeiter ins Boot, und so weiter. Ich freue mich auch auf die zukünftige Entwicklung, also wie Swisio in zwei Jahren aussehen wird. Was wird bis dahin alles verbessert worden sein?

„Swisio sieht schön und benutzerfreundlich aus“

Hanan Boutkabout-El Yakoubi, Beraterin für integriertes Kapazitätsmanagement
Krankenhaus Gelderse Vallei

Hanan hält es auch für wichtig, dass man sich gemeinsam weiterentwickelt. „Natürlich suchen Sie nach Planungssicherheit, also wollen Sie ein Paket, das bereits bestimmte Entscheidungen für Sie getroffen hat. Aber wenn es in der Zukunft Entwicklungen gibt, möchten Sie daran teilhaben können. Und was Harmke auch sagt, Swisio sieht schön und benutzerfreundlich aus. Schon bei der Demo fand ich es logisch, auch für den Mitarbeiter“, sagt sie.

Können Sie uns etwas über die Umsetzung erzählen?

Harmke: „Wir haben nach wie vor eine sehr angenehme Zusammenarbeit mit Nathalie (Implementierungsberaterin bei Swisio). In den ersten Tagen wurden alle Besprechungen hauptsächlich über MS Teams abgehalten, so dass es etwas gewöhnungsbedürftig war, dass man Entscheidungen auf diese Weise treffen musste. Am Anfang weiß man manchmal nicht, welche Auswirkungen eine bestimmte Entscheidung auf etwas anderes haben könnte. Das erfahren Sie später. Aber Nathalie schaltet und reagiert schnell, das haben wir als sehr angenehm empfunden.“

Hanan fügt hinzu: „Nathalie hat uns sehr gut gezeigt, was in Swisio möglich ist, und am Ende konnten wir gewisse Entscheidungen selbst treffen. Auch Jorien, die Projektmanagerin, hat uns mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung mit dieser Art von Verfahren sehr geholfen.

Außerdem stellten wir ein Kernteam mit zwei Swisio-Anwendungsmanagern, dem Leiter der Personaldienstleistungen und einem Prozess- und Informationsarchitekten zusammen. Wir trafen uns wöchentlich, um sicherzustellen, dass alles so gut und reibungslos wie möglich ablief. Dies geschah auf der Grundlage eines von uns gemeinsam erstellten Zeitplans, in dem der gesamte Prozess von der Einrichtung über die Planung bis hin zur Durchführung vorgesehen war.

Viele wichtige Entscheidungen wurden im Kernteam getroffen, vor allem über Dinge, über die wir während der Entwurfstage nicht sofort selbst entscheiden konnten. Und das tun wir immer noch, denn bei der Umsetzung stößt man auf viele Dinge. Manchmal stellt man fest, dass etwas eine sehr gute Wahl war, aber manchmal ist das nicht der Fall. Zum Glück ist es gut, dass wir dies mit dem Lieferanten besprechen können und dass er mit uns mitdenkt.“

Was war für Sie eine Überraschung bei der Umsetzung?

Hanan: „Ich war oft positiv überrascht, was das System alles kann und dass die Puzzleteile an einem bestimmten Punkt wirklich zusammenpassten. Zu Beginn des Projekts fühlt es sich noch ein wenig chaotisch und unordentlich an. Man taucht gemeinsam so intensiv in ein System ein, dass man noch nicht wirklich ein Bild davon hat, wie das Gesamtpuzzle letztendlich aussehen wird. Es war sehr schön zu sehen, dass das System tatsächlich das leisten kann, was wir uns erhofft hatten, als wir die Demo sahen, und wie es in der Praxis für uns funktioniert.“

Harmke: „Natürlich sieht man jetzt schon Zusammenhänge, das ist wirklich schön. Was wir im Hintergrund tun, wirkt sich auf das aus, was die Mitarbeiter im Vordergrund sehen. Es ist schön, so gut über ein Planungssystem informiert zu sein.“

Wie erleben die Mitarbeiter den Übergang zu einem neuen Planungssystem?

Hanan: „Die Mitarbeiter fanden es spannend, mit der Planung in einem echten Planungssystem zu beginnen. Die meisten Abteilungen planen schon seit Jahren, meist in Excel. Einige Abteilungen waren damit nicht einverstanden, denn „es läuft doch gut, so wie es ist, oder? Aber sobald sie Swisio besser kennen lernen, es gut funktioniert und man ihnen zeigt, dass man mit ihnen mitdenken will, sind sie sehr zufrieden. Wo früher die Terminplanung und Zeiterfassung in zwei Schritten erfolgte, geschieht dies in Swisio auf einmal. Das spart den Planern und den Teams eine Menge Zeit und Energie.

„Die Mitarbeiter waren sehr begeistert von den Möglichkeiten der App. Es hat viel mehr Spaß gemacht und ist für die Mitarbeiter einfacher geworden, so dass sie schnell von Swisio begeistert waren“

Harmke Bakker, Planerin in der zentralen Dienstplanungsstelle
Krankenhaus Gelderse Vallei

Gemäss dem Phasenplan, den wir jetzt erstellt haben, wird es bis Ende Jahr dauern, bis alle Abteilungen in Swisio planen. Von Anfang an haben wir Schulungen organisiert, Anleitungsvideos gedreht, eine eigene E-Mail-Adresse für Fragen zu Swisio eingerichtet und eine öffentliche Intranetgruppe geschaffen, um die Benutzer zu informieren, wo sie Fragen stellen und auch Erfahrungen und Wissen über die Planung austauschen können. Außerdem haben wir donnerstags eine regelmäßige Fragestunde, in der die Mitarbeiter Hilfe zu Swisio erhalten können. Auf diese Weise versuchen wir, so viel wie möglich zu erleichtern, damit die Menschen in den gesamten Prozess einbezogen werden.“

Harmke: „Die Mitarbeiter waren sehr begeistert von den Möglichkeiten der App, denn das hatten sie vor Swisio nicht. Es hat viel mehr Spaß gemacht und ist für die Mitarbeiter einfacher geworden, so dass sie schnell von Swisio begeistert waren.“

Was erhoffen Sie sich langfristig vom Einsatz von Swisio?

Hanan: „Ich hoffe, dass der Einsatz von Swisio vor allem Einsicht und Stabilität bringt. Einsicht in das, was und wie wir planen. Und dass die Planung durch diese Einsicht stabiler wird, wenn es um den Einsatz von Personal geht.“

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