Ausschreibungsverfahren: Warum der Prozess so komplex ist

Ausschreibungsverfahren meistern: Warum der Prozess so komplex ist - und wie Swisio Ihnen hilft
Wichtige Vergabeverfahren im Überblick
Exkurs: Erfolgreiche und misslungene Vergabeverfahren
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Beschaffung für Dienstplan-Software: Mit Swisio rechtssicher durch den Ausschreibungsprozess

Ausschreibungsverfahren meistern: Warum der Prozess so komplex ist - und wie Swisio Ihnen hilft

Wenn es um die Vergabe von Aufträgen geht, führt oft kein Weg an Ausschreibungen vorbei. Leider sind diese nicht selten eine echte Herausforderung. Denn was auf den ersten Blick wie ein klarer Prozess aussieht, entpuppt sich schnell als komplexes Puzzle aus rechtlichen Vorschriften, Fristen und Formalitäten. Schon ein kleiner Fehler kann große Folgen nach sich ziehen, die im schlimmsten Falle sogar juristische Konsequenzen haben können. Wer Aufträge erfolgreich ausschreiben möchte, muss alle möglichen wichtigen Details beachten, darunter auch präzise inhaltliche Anforderungen, die an die angebotene Lösung gestellt werden. Im folgenden Text erfahren Sie mehr über verschiedene Ausschreibungsverfahren, warum der Prozess häufig so kompliziert ist und wie Swisio Ihnen helfen kann, im Ausschreibungsdschungel nicht den Überblick zu verlieren.

Transparenz, Effizienz und Qualität: Warum gibt es Ausschreibungen - und weshalb sind sie oft so kompliziert?

Ausschreibungen sind ein wichtiges Mittel zur Vergabe von Aufträgen, insbesondere im öffentlichen Sektor und in größeren Organisationen. Die Auftragsvergabe unterliegt dabei strengen gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien, die sicherstellen sollen, dass der Prozess transparent, fair und frei von Korruption, Missbrauch oder Vetternwirtschaft abläuft. Durch detaillierte Regelungen zu Abläufen, Fristen und zur Dokumentation wird gewährleistet, dass alle Unternehmen über die gleichen Chancen verfügen, ein Angebot einzureichen und somit am Wettbewerb teilzunehmen. Das Ziel ist es, sowohl den Interessen des ausschreibenden Unternehmen als auch der sich bewerbenden Anbieter gerecht zu werden.

Transparenz und Fairness im Ausschreibungsverfahren

Ein zentrales Element öffentlicher Ausschreibungen ist Transparenz. Alle Schritte des Verfahrens müssen mit detaillierten Informationen klar dokumentiert werden, damit nachvollziehbar bleibt, auf welche Weise Entscheidungen getroffen wurden. Dies dient nicht nur dem Schutz vor Bevorzugung bestimmter Anbieter, sondern fördert auch den Wettbewerb: Denn wenn mehrere Anbieter die Möglichkeit haben, sich zu beteiligen, führt dies in der Regel zu besseren Preisen und Konditionen für die auftraggebenden Unternehmen, da die Anbieter sich durch attraktive Angebote gegenseitig zu überbieten versuchen. Mit anderen Worten: Transparenz ist gleichzeitig ein wesentlicher Grund für die Komplexität des Verfahrens, da jeder Schritt nachvollziehbar und gerecht ablaufen muss.

Interessen, Anforderungen und Qualitätsstandards richtig abwägen

Bei der Erstellung einer Ausschreibung sind unterschiedliche Interessen zu berücksichtigen. So müssen die Anforderungen klar formuliert sein, um die Ziele der ausschreibenden Stelle zu erfüllen, ohne dabei einzelne Anbieter zu benachteiligen. Hierbei gilt es, technische, finanzielle und rechtliche Aspekte sorgfältig aufeinander abzustimmen. Die Balance zwischen diesen Bereichen trägt dazu bei, dass die Qualität der eingehenden Angebote hoch bleibt. Die Festlegung strenger Standards und Verfahren stellt sicher, dass nur Anbieter ausgewählt werden, die die gewünschten Qualitätsansprüche erfüllen.

Spezifikationen und Bewertungskriterien als Erfolgsfaktor

Ein weiterer entscheidender Schritt im Ausschreibungsprozess ist die präzise Ausarbeitung von Spezifikationen und Bewertungskriterien. Diese dienen dazu, Angebote miteinander vergleichen und objektiv bewerten zu können. Unklare oder ungenaue Vorgaben führen leicht zu Missverständnissen, können den Prozess verkomplizieren und im Extremfall sogar rechtliche Probleme nach sich ziehen. Daher sind eine klare Kommunikation und eine umfangreiche Dokumentation von entscheidender Bedeutung. So wird nicht nur sichergestellt, dass die Anforderungen verstanden und erfüllt werden, sondern auch, dass der gesamte Prozess rechtlich einwandfrei und für alle Beteiligten nachvollziehbar bleibt.

Gleichbehandlung und Förderung von Innovation

Auch die Gleichbehandlung aller Anbieter ist ein wichtiges Schlüsselelement im Ausschreibungsverfahren. Die Vergabe der Aufträge muss auf fairen und einheitlichen Kriterien basieren, um sicherzustellen, dass kein Anbieter bevorzugt oder benachteiligt wird. Dies fördert die Integrität des gesamten Prozesses. Hinzu kommt noch, dass Ausschreibungen eine Basis für Innovation und Vielfalt bieten - denn durch sie haben theoretisch alle Anbieter die Möglichkeit, ihre Lösungen und Ideen einzubringen. So entsteht eine größere Vielfalt an Ansätzen, von denen letztlich sowohl die Auftraggeber als auch die Anbieter profitieren.

Öffentliche Ausschreibung:

Wie es der Name bereits nahelegt, wird der Auftrag in diesem Fall öffentlich ausgeschrieben. Jeder interessierte Anbieter kann sein Angebot dazu abgeben. Dieses Verfahren zeichnet sich durch eine hohe Transparenz aus und sichert den größtmöglichen Wettbewerb. Das Verfahren wird in erster Linie bei größeren Aufträgen angewendet.

Beschränkte Ausschreibung:

Im Gegensatz zur öffentlichen Ausschreibung werden bei diesem Verfahren nur ausgewählte Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Eine öffentliche Bekanntmachung findet zwar statt, jedoch gibt es eine Vorauswahl der Anbieter, die nachfolgend zur Teilnahme eingeladen werden. Dieses Verfahren wird häufig angewendet, wenn eine Beschränkung der Bieterzahl sinnvoll ist, beispielsweise aus Gründen der technischen oder finanziellen Leistungsfähigkeit.

Verhandlungsverfahren:

Bei diesem Verfahren können Auftraggeber mit den Bietern über die Angebote verhandeln. Es kann entweder mit oder ohne vorherige öffentliche Ausschreibung durchgeführt werden. Ein Verhandlungsverfahren ohne öffentliche Bekanntmachung ist nur in Ausnahmefällen erlaubt, zum Beispiel dann, wenn aufgrund technischer Besonderheiten nur ein bestimmtes Unternehmen den Auftrag ausführen kann oder wenn zuvor eine erfolglose öffentlichen Ausschreibung stattgefunden hat.

Wettbewerblicher Dialog:

Der wettbewerbliche Dialog kommt zum Einsatz, wenn der Auftraggeber nicht in der Lage ist, die projektspezifischen Fragestellungen (etwa die technischen oder finanziellen Details des Auftrags) vorab festzulegen. Mit den Bietern wird daraufhin ein Dialog geführt, um gemeinsam Lösungen zu entwickeln. Anschließend werden die Angebote abgegeben. Dieses Verfahren ist vor allem bei komplexen Aufträgen relevant.

Innovationspartnerschaft:

Dieses Verfahren wird genutzt, wenn es um die Entwicklung innovativer Produkte oder Dienstleistungen geht, die noch nicht auf dem Markt existieren. Der Auftraggeber arbeitet dabei mit einem oder mehreren Unternehmen zusammen, um die Entwicklung voranzutreiben und dann die benötigten Lieferungen oder Dienstleistungen abzunehmen.

Freihändige Vergabe:

Die sogenannte freihändige Vergabe bietet den geringsten Grad an Transparenz. In diesem Fall wird der Auftrag direkt, also ohne förmliches Ausschreibungsverfahren, an einen oder mehrere Anbieter vergeben. Die freihändige Vergabe ist nur in Ausnahmefällen zulässig, etwa bei hochspezialisierten Aufträgen oder in dringenden Fällen.

Zusätzliche Informationen rund um das Thema Vergabeverfahren und damit verbundene inhaltliche Anforderungen finden sich unter anderem auf dem Bundesportal Verwaltung.

Vergabeverfahren im öffentlichen Sektor

Organisationen des öffentlichen Dienstes sind in Deutschland grundsätzlich verpflichtet, Aufträge öffentlich auszuschreiben, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Vergaberecht, das darauf abzielt, Transparenz, Wettbewerb und Gleichbehandlung bei der Vergabe öffentlicher Aufträge zu gewährleisten. Die Notwendigkeit zur öffentlichen Ausschreibung hängt dabei von mehreren Faktoren ab, insbesondere von der Höhe des Auftragswertes. Überschreitet der geschätzte Wert eines Bau-, Liefer- oder Dienstleistungsauftrags bestimmte Schwellenwerte, muss eine öffentliche Ausschreibung durchgeführt werden. Die aktuellen Schwellenwerte sind u. a. auf der Website des Deutschen Vergabeportals einsehbar.

Allerdings müssen öffentliche Auftraggeber auch bei Aufträgen unterhalb dieser Schwellenwerte sicherstellen, dass ein faires Vergabeverfahren durchgeführt wird, das gewisse Transparenz- und Gleichbehandlungsstandards erfüllen muss. Wie weiter oben bereits erwähnt, ist die Vergabe öffentlicher Aufträge ohne Ausschreibung nur in Ausnahmefällen zulässig, etwa bei dringendem Bedarf oder wenn es nur einen spezialisierten Anbieter für die gewünschten Leistungen gibt.

Digitalisierung öffentlicher Dienstleistungen:

Im Rahmen der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung konnten in verschiedenen europäischen Ländern kleine IT-Unternehmen oft mit flexiblen und innovativen Lösungen punkten. Sie entwickelten digitale Plattformen, die schneller und günstiger umgesetzt wurden als die Angebote großer Anbieter. Durch öffentliche Ausschreibungen bekamen diese kleinen Unternehmen die Chance, sich gegen marktbeherrschende Konzerne durchzusetzen und die Effizienz der Verwaltung zu steigern.

Nachhaltige Bauprojekte:

Ein weiteres Beispiel sind nachhaltige Bauvorhaben, bei denen Start-ups und mittelständische Unternehmen, die sich auf ökologische Baustoffe spezialisiert haben, erfolgreich gegen größere Baufirmen konkurrieren konnten. Projekte wie der Bau energieeffizienter Schulen oder Verwaltungsgebäude in Deutschland und Skandinavien zeigen, dass innovative Ansätze in der Bauwirtschaft durch faire Vergabeverfahren gefördert werden. Hier gewinnen kleine, umweltbewusste Unternehmen oft Aufträge, weil sie bessere, nachhaltigere Lösungen anbieten können als etablierte Baufirmen.

Flughafen Berlin Brandenburg (BER):

Der BER ist eines der prominentesten Beispiele für eine misslungene öffentliche Vergabe. Das Projekt litt unter gravierenden Fehlplanungen, Problemen in der Koordination der verschiedenen Auftragnehmer und wiederholten Verzögerungen. Die Vergabe von Teilprojekten an Unternehmen, die nicht in der Lage waren, die technischen und planerischen Anforderungen zu erfüllen, führte zu massiven Kostensteigerungen und einem über zehn Jahre verspäteten Projektabschluss. Dies zeigte deutlich, wie mangelnde Kontrolle und ineffiziente Vergabeverfahren ein Großprojekt scheitern lassen können.

Elbphilharmonie in Hamburg:

Auch die Elbphilharmonie ist ein Beispiel für ein misslungenes Vergabeverfahren. Ursprünglich mit Kosten von etwa 77 Millionen Euro veranschlagt, wuchsen die Baukosten im Verlauf des Projekts auf 866 Millionen Euro an. Ähnlich wie beim BER führten unzureichende Ausschreibungs- und Vergabeverfahren zu mangelnder Abstimmung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Vertragsproblemen und einer schlechten Projektüberwachung. Die Folge waren erhebliche Verzögerungen und massive Kostenüberschreitungen.

Funktionale Anforderungen

Effektive Dienstplanung mit intuitivem Interface
Um eine effiziente und benutzerfreundliche Dienstplanung zu ermöglichen, muss die Software ein intuitives Interface bieten, damit Nutzerinnen und Nutzer sie ohne Schulungen schnell und effektiv bedienen können. Eine klare Übersicht und einfache Bedienbarkeit stehen im Vordergrund.

Tages-, Wochen- und Jahresplanung
Wichtig sind auch transparente und langfristige Planungsoptionen, die Ausfälle, Urlaubszeiten und saisonale Schwankungen berücksichtigen. Denn die Software muss stets sicherstellen, dass alle Schichten und Dienste optimal besetzt sind und dabei den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerecht werden.

Zeiterfassung
Die Integration einer Zeiterfassung ist unverzichtbar. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten ihre Schichten digital erfassen können, wobei die Daten direkt in den digitalen Dienstplan einfließen und dort weiterverarbeitet werden. Dies erleichtert die Überwachung von Arbeitszeiten und Überstunden.

Employee Self Service (ESS)
Eine moderne Dienstplan-Software verfügt über einen Self-Service-Bereich für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Über diesen lassen sich Verfügbarkeiten angeben, Dienstpläne einsehen und gegebenenfalls Anfragen für Schichtwechsel oder Urlaubszeiten stellen. Dies erhöht die Zufriedenheit und Eigenverantwortung der Beschäftigten.

Interne und externe Flexplanung
Eine zeitgemäße Dienstplanungssoftware muss die Möglichkeit bieten, interne (etwa zwischen verschiedenen Abteilungen) und externe Flexplanung (zum Beispiel über Zeitarbeitsfirmen oder freie Mitarbeiter) zu unterstützen. Dies ermöglicht eine bedarfsgerechte Personalsteuerung bei saisonalen Schwankungen oder unvorhergesehenen Ausfällen.

Teamplanung, automatische Planung oder Planung mit Künstlicher Intelligenz (KI)
Schließlich sollte die Software moderne Planungskonzepte vermitteln, die das Potential haben die bestehenden Prozesse und den Aufwand der Dienstplanverantwortlichen wesentlich zu reduzieren. Mithilfe von KI-gestützten Algorithmen oder auch durch eine geschickte Beteiligung des gesamten Teams lässt sich das dieses Ziel erreichen, was meistens auch der Hauptgrund für eine Ausschreibung ist.

Technische Anforderungen

Möglichkeit zum Hosting in der Cloud oder "on premise"
Es sollte die Möglichkeit bestehen, die Dienstplanungssoftware entweder als Cloud-Lösung (Software-as-a-Service, SaaS) oder lokal (engl.: "on premise") zu betreiben.

Dabei bietet Cloud-Hosting Vorteile wie geringeren Verwaltungsaufwand, automatische Updates und Flexibilität beim Zugriff von verschiedenen Standorten.
On-premise-Hosting ermöglicht hingegen eine größere Kontrolle über die Daten. Dies kann besonders für Organisationen mit strengen Datenschutzanforderungen oder bei der Verarbeitung besonders sensibler Daten relevant sein.

Anpassungsmöglichkeiten
Die Software sollte hochgradig anpassbar sein, um individuelle Anforderungen der Organisation zu erfüllen. Dies beinhaltet:

Anpassungsmöglichkeiten der Benutzeroberfläche (z. B. Anpassung von Layout, Farben, Feldern und Formularen),
Erweiterbarkeit durch zusätzliche Module oder Plug-ins
Berücksichtigung von Workflows und Berechtigungen, die den spezifischen Anforderungen des Betriebs entsprechen.

Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen
Eine moderne Dienstplanungssoftware muss sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft der Organisation integrieren lassen. Wichtige Schnittstellen sollten unter anderem für folgende Systeme vorhanden sein:

Anbindung an HR-Systeme (z. B. SAP, Workday),
Zeiterfassungssysteme zur automatischen Übernahme von Arbeitszeiten,
Lohn- und Gehaltssysteme zur Weitergabe der relevanten Daten für die Gehaltsabrechnung und
Kommunikationssysteme (z. B. E-Mail, Kalenderintegration) für die effiziente Kommunikation und Planung.

Sicherheits- und Datenschutzzertifikate
Die Software muss höchsten Sicherheitsanforderungen entsprechen und relevante Zertifikate vorweisen. Zudem sollten moderne Verschlüsselungstechnologien für die Datenspeicherung und -übertragung sowie die regelmäßige Durchführung von Sicherheitsupdates gewährleistet sein.

ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagementsystem),
GDPR/DSGVO-Konformität (GDPR: General Data Protection Regulation; DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung) zur Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien,
Andere branchenspezifische Zertifikate, falls notwendig.

Skalierbarkeit und Performance
Zusätzlich sollte die Software problemlos skalierbar sein, um mit dem Wachstum der jeweiligen Organisation oder einem etwaigen Anstieg der Nutzungsanforderungen Schritt halten zu können. Dies beinhaltet sowohl die technische Skalierbarkeit (z. B. zusätzliche Serverkapazitäten in der Cloud) als auch die Unterstützung von zusätzlichen Nutzern und Daten ohne Leistungseinbußen.

Jetzt detaillierten Ausschreibungskatalog anfordern

Durch unsere Unterstützung profitieren Sie von einer präzisen und zielgerichteten Ausschreibung, die es Ihnen ermöglicht, die optimale Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden. Auf Wunsch stellen wir Ihnen einen umfassenden Ausschreibungskatalog zur Verfügung, der alle notwendigen Kriterien enthält und spezifische inhaltliche Anforderungen berücksichtigt. Wir begleiten Sie durch den gesamten Ausschreibungsprozess, bieten wertvolle Einblicke und stellen sicher, dass Sie Ihre Investition optimal nutzen können. Lassen Sie uns die Herausforderung der Ausschreibung für Sie übernehmen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Einen guten Dienstplan für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter!

Es ist deutlich geworden, dass Ausschreibungen und Ausschreibungsprozesse eine höchst komplexe und herausfordernde Aufgabe sein können, die weit über die bloße Beschreibung der benötigten Funktionen hinausgeht. Die Vielzahl an Anforderungen, die spezifischen technischen Kriterien und die Notwendigkeit, alle relevanten Details präzise zu formulieren, machen es schwierig, diesen Prozess ohne umfassende Erfahrung erfolgreich zu bewältigen. Oftmals sind unzureichend formulierte Ausschreibungen der Grund für ungenaue Angebote und eine unpassende Auswahl an Lösungen.

Die Lösung heißt Swisio: Denn unser Unternehmen bringt umfangreiche Erfahrungen im Umgang mit öffentlichen Ausschreibungsverfahren mit. Wir haben bereits zahlreiche Projekte erfolgreich begleitet und wissen genau, worauf es im Ausschreibungsprozess ankommt. Unsere Expertise ermöglicht es uns, unseren Kunden nicht nur bei der Erstellung einer klaren und vollständigen Ausschreibung zu helfen, sondern auch sicherzustellen, dass inhaltliche Anforderungen und Wünsche präzise berücksichtigt werden.

Bessere Pläne durch Fokus auf Mitarbeitende und Planer:

Wir bieten mit unserer Lösung ein Konzept, bei dem die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Schichten nach ihren Wünschen selbst zu planen. Dieses Organisationsprinzip nennen wir Teamplanung in 3 Runden, bei der Mitarbeiter dafür belohnt, wenn sie sich konstruktiv an der Dienstplanung beteiligen. So bietet Swisio eine Win-Win-Situation für alle: effiziente Abläufe für Planer und mehr Zufriedenheit für das Team.

Schnittstellenoffen:

Swisio ist eine Best of Breed Software. Das heißt, wir haben uns auf das spezialisiert was uns am Herzen liegt: Effektive und faire Dienstplanung! In diesem Sinne überlassen wir Themen wie z.B. die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder das Stammdatenmanagement gerne den Systemen die sich ihrerseits darauf spezialisiert haben. Um Swisio organisch in Ihre Systemlandschaft einzubetten und einen effizienten Datenaustausch mit Drittsystemen zu ermöglichen setzten wir auf Schnittstellenoffenheit. Swisio kann via offener REST-API oder dateibasiert bidirektional angebunden werden, was wir schon bei über 170 Schnittstellen umgesetzt haben.

Deutsches Tarifwerk:

Bei der Planung mit Swisio wird automatisch geprüft, ob das Einplanen & Tauschen von Diensten, Einspringen, etc. mit dem Arbeitsrecht und tariflichen Regelungen vereinbar ist. Wir haben die einschlägigen Tarifwerke wie den TVöD und den AVR-Caritas bereits in Swisio hinterlegt und programmieren für jeden Kunden individuelle Sonderregelungen direkt in die Swisio Regelsätze ein und reduzieren so den Verwaltungsaufwand für Dienstplanverantwortliche und Applikationsmanager gewaltig.

Warum der Prozess so komplex ist - und wie Swisio Ihnen hilft