Mit Springerpools Personalengpässe überbrücken

Der Springerpool: Was ist das?
Vor- und Nachteile eines zentralen Springerpools
Flexpool: Wie Swisio den Springerpool neu erfindet
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Der Springerpool: Was ist das?

Springerpools bestehen aus Pflegekräften, die kurzfristig und flexibel in Kliniken oder Pflegeeinrichtungen auf verschiedenen Stationen eingesetzt werden können. Die Springer sind also nicht fest einer einzelnen Station zugeordnet, sondern unterstützen jeweils dort, wo gerade Bedarf besteht, etwa bei Krankheitsausfällen oder hoher Arbeitsbelastung. Dies trägt effektiv zum Abbau von Arbeitsspitzen bei. Bei den einzelnen Einsätzen kann es sich um wenige Tage, aber auch um mehrere Wochen handeln. Dabei können Springer sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit arbeiten.

Warum Springer einsetzen, wenn Krankenhäuser Reservekapazitäten vorhalten?

Kliniken und Pflegeeinrichtungen halten bestimmte Reservekapazitäten vor, um auf unvorhergesehene Personalausfälle oder erhöhte Patientenzahlen reagieren zu können. In der Praxis bringt das allerdings verschiedene Herausforderungen mit sich. So gestaltet sich etwa die Koordination und Bereitstellung geeigneter Pflegekräfte oft schwierig, da der genau Bedarf auf den Stationen oft schwer einschätzbar ist. Auch müssen Mitarbeiter/innen meist erst eingearbeitet werden, was Zeit und Ressourcen erfordert. Darüber hinaus leidet die Effizienz der Personalverwaltung oft darunter, dass viele Prozesse zur Steuerung und Planung der Kräfte noch immer manuell ablaufen. Hinzu kommt, dass Beschäftigte arbeitsrechtlich gar nicht verpflichtet sind, außerhalb ihrer festen Station auszuhelfen.

Springerpools sind eine direkte Antwort auf diese Herausforderungen. Springer ermöglichen eine flexible Nutzung von Personalressourcen über verschiedene Stationen hinweg, um schnell auf Personalausfälle oder unerwartete Arbeitslastspitzen reagieren zu können. Dies optimiert die Personalplanung, reduziert den administrativen Aufwand und verbessert die Effizienz der Personalbesetzung insgesamt.

Springerpool vs. Zeitarbeit: Qualität durch Routine oder schnelle Lösung mit Kompromissen?

Der Begriff "Springer" bezieht sich üblicherweise auf interne Mitarbeiter. Diese sind mit innerbetrieblichen Abläufen vertraut, was eine schnelle Integration und hohe Arbeitsqualität fördert. Einige Einrichtungen greifen jedoch - bisweilen unfreiwillig - auf "externe Springer" zurück, also Lösungen von außerhalb, die eine ähnliche Funktion erfüllen. Externe Springer können zum Beispiel Zeitarbeitskräfte sein, die temporär oder abteilungsbezogen von Agenturen vermittelt werden. Das Problem: Zeitarbeitskräfte bieten zwar potenziell eine schnell verfügbare Lösung bei Personalengpässen, sind jedoch in der Regel weniger mit spezifischen Arbeitsabläufen vertraut, was längere Einarbeitungszeiten und qualitative Schwankungen zur Folge haben kann. Ein weiterer Grund, der gegen klassische Zeitarbeitskräfte spricht, sind die damit verbundenen höheren Kosten.

Mehr Flexibilität

Pflegekräfte können schnell auf den jeweiligen Stationen eingesetzt werden, um bei personellen Engpässen, Krankheitsausfällen oder Spitzenbelastungen zu unterstützen.

Mehr Effizienz

Der gezielte Einsatz der Springer stellt eine ausgewogene Besetzung der Abteilungen sicher, da Ressourcen optimal genutzt werden.

Entlastung

Stammteams werden unterstützt und vor Überlastung geschützt, wodurch bei Engpässen weiterhin eine hohe Qualität der Pflege sichergestellt werden kann.

Kostenersparnis

Ein Springerpool kann Kosten sparen, indem er die regelmäßigen Vermittlungsgebühren und höheren Stundenlöhne für externe Zeitarbeitskräfte vermeidet.

Vielfältige Erfahrungen

Pflegekräfte sammeln vielfältige Erfahrungen in verschiedenen Bereichen und können dadurch ein breiteres Spektrum an Pflegekompetenzen entwickeln.

Verbesserte Arbeitsbedingungen

Der gezielte Einsatz von Springerkräften reduziert Überstunden und übermäßige Belastungen der Stammbelegschaft.

Bessere Bezahlung

Aufgrund der flexiblen Arbeitszeiten ist die Vergütung für Springer meist höher.

Schlechte Planbarkeit

Springer müssen ihre Arbeitszeiten normalerweise im Voraus angeben. Dies kann zu Einschränkungen bei der persönlichen Planung führen, da sich betriebliche Anforderungen schnell ändern - gerade in einem Beruf in der Pflege.

Hoher Verwaltungsaufwand

Die Verwaltung und Koordination der Springer erfordert eine straffe Organisation, um sicherzustellen, dass alle Schichten optimal besetzt sind.

Mögliche Ungleichgewichte bei der Arbeitslast

Einige Kräfte müssen ggf. häufiger einspringen als andere (z. B. aufgrund von Qualifikationen), was zu Ungleichgewichten in der Arbeitsbelastung und Unzufriedenheit führen kann.

Hohe Kosten für Ausbildung und Einarbeitung

Neue Springer erfordern unter Umständen längere Einarbeitungszeiten, da sie in interne Abläufe und Prozesse eingeführt werden müssen.

Insgesamt ist unbestritten, dass ein Springerpool ideal ist, um Personalengpässe auszugleichen. Gerade für Mitarbeiter/innen, die auf flexible Arbeitszeiten angewiesen sind, kann die Arbeit im Springerpool eine gute Lösung sein. Für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen schaffen Springer mehr Flexibilität, da sie Stammteams entlasten. Das sichert die Pflegequalität, fördert vielfältige Erfahrungen und trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. Zu den Nachteilen gehören u. a. der meist hohe Verwaltungsaufwand, mögliche Ungleichgewichte bei der Arbeitslast sowie mögliche Kosten für Ausbildung und Einarbeitung.

Wir von Swisio sind überzeugt, dass Springerpools bestens geeignet sind, um Ordnung in das Chaos zu bringen, das durch Personalmangel entsteht. Gerade vor dem Hintergrund der sich rapide verschlechternden Personalsituation in verschiedenen Bereichen wie dem Pflegebereich ist jedoch eine effiziente Organisation wichtig, um die Vorteile von Springerpools zu nutzen und ihre Nachteile auf ein Minimum zu reduzieren. Und genau da setzt das Konzept von Swisio an.

Joker-Dienste, Springer-Pools & Co. bestimmen den Alltag

Das Konzept des Springerpools heißt bei Swisio "Flexpool" - und das ist nicht alles, was Swisio zu dieser Form des Ausfallmanagements neu gedacht hat. Der Swisio Flexpool ist die erweiterte Variante des Ausfallmanagements per Flex-Anfrage: Bei diesem System wird eine Anfrage per Push-Nachricht an qualifizierte verfügbare Mitarbeiter gesendet. Die erste Person, die zusagt, wird automatisch für die angefragte Schicht in den Dienstplan eingeteilt.

Der Flexpool bietet innovative Möglichkeiten, die Planung und Verwaltung von Arbeitskräften weiter zu optimieren. Mit diesem System haben Springer die freie Wahl und können ihre bevorzugten Arbeitszeiten selbstständig eintragen. Sobald eine Anfrage für eine Schicht hereinkommt, lassen sich diese Dienste "liken" - genau wie bei Social-Media-Portalen. So zeigt man, dass man die entsprechenden Schichten gerne übernehmen möchte. Die finale Zuteilung übernimmt der oder die verantwortliche Flexpool-Manager/in.

Die klarern Vorteile des Konzepts Swisio-Flexpool sind also die einfache und schnelle Erstellung von Flex-Anfragen durch die Dienstplaner/innen, das Flexpool-Management, mit dem dieser komplexe planerische Prozess stets überblickt, dokumentiert und gesteuert werden kann, sowie das "Liken" der Dienste, womit die Wertschätzung der Beschäftigten doppelt unterstrichen wird, da sie auf diese Weise selbst entscheiden können, wann sie arbeiten möchten. Diese Freiheit stärkt ihre Zufriedenheit und Loyalität - und sorgt für ein Arbeitsumfeld, in dem sich alle geschätzt und berücksichtigt fühlen.

Mit der Swisio-App alles im Blick

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Springer erhalten Informationen über ihre nächsten Einsätze meist sehr kurzfristig. Nicht selten geschieht es, dass Mitarbeiter/innen erst zu Schichtbeginn erfahren, in welcher Abteilung und wie lange sie zum Einsatz kommen. Wie bereits erwähnt, ist auch ein Mangel an digitalen Lösungen ein Problem: Zahlreiche Prozesse zur Verwaltung der Springer verlaufen noch immer manuell und erfordern damit einen erheblichen administrativen Aufwand. Missverständnisse, Doppelbelegungen oder vergessene Einsätze sind keine Seltenheit.

Die digitale Flexpool-Lösung von Swisio schafft Abhilfe. Über die App lassen sich Ausfälle nicht nur wie oben beschrieben über Anfragen mühelos ausgleichen - die detaillierten Einsatzzeiten und -orte können Springer dort auch jederzeit einsehen. Außerdem ermöglicht die Swisio-App auf Wunsch die Synchronisation mit dem persönlichen Kalender, sodass die Planung noch besser und übersichtlicher ablaufen kann.

Das bedeutet: Mit Swisio behalten Springer jederzeit den Überblick über ihre bevorstehenden Aufgaben und Planverantwortliche können flexibel auf Änderungen reagieren - wobei die Zahl der zeitraubenden und lästigen Anrufe oder E-Mails während der Dienstplanerstellung und beim Ausfallmanagement wesentlich reduziert werden.

Unternehmensübergreifende Springerpools: Innovative Swisio-Erfolgsgeschichten aus den Niederlanden

Unternehmensübergreifende Springerpools verbinden die Vorteile betriebsinterner Springer mit der Flexibilität der Zeitarbeit. Welches enorme Potenzial in dieser Kombination steckt, zeigen zwei Erfolgsgeschichten aus den Niederlanden, an denen Swisio maßgeblich beteiligt war. Die niederländischen Pflegedienstleister Amaris und HilverZorg sowie Altrecht und HappyNurse nutzen die Flexhub-Lösung von Swisio (bzw. Intus, unserer niederländischen Muttergesellschaft), um ihre Pflegekräfte zentral zu verwalten - aber auch bedarfsorientiert einrichtungsübergreifend einzusetzen.

Altrecht HappyNurse

Von diesem innovativen Ansatz profitieren alle: Die Organisationen durch eine effizientere Nutzung ihrer Personalressourcen und die Reduzierung des administrativen Aufwands, die Pflegekräfte durch stabilere Arbeitsbedingungen und die bessere Planbarkeit der Einsätze - und die Patientinnen und Patienten durch eine gleichbleibend hohe Qualität der Pflege.