Elektronische Zeiterfassung: Pflichten & Chancen

Im Mai 2019 fällte der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein wichtiges Urteil, das sogenannte Stechuhr-Urteil. In Kontext dieses Urteils entschied das deutsche Bundesarbeitsgericht mit Bezug auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System für digitale Arbeitszeiterfassung nicht nur einzuführen, sondern auch ordnungsgemäß anzuwenden. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, eine genaue und zuverlässige Aufzeichnung bestimmter Elemente wie Beginn und Ende der Arbeitszeit, Dauer der Arbeitszeit, Pausenzeiten und geleisteten Überstunden zu gewährleisten. Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs schreibt die elektronische Form vor und besagt, dass elektronische Zeiterfassungssysteme objektiv, zuverlässig und zugänglich sein müssen.

Der Gesetzentwurf sieht weiter vor, dass Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit noch am selben Tag elektronisch erfasst werden sollen. Dies kann mit elektronischen Zeiterfassungssystemen oder in  elektronischer Form wie zum Beispiel mit Excel-Tabellen geschehen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Aufzeichnung mit Stift und Papier im Allgemeinen nicht zulässig ist.

Das Hauptziel dieses Urteils besteht darin, die Standards für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu verbessern, Probleme im Zusammenhang mit überlangen Arbeitszeiten zu lösen und die Transparenz und Fairness am Arbeitsplatz zu verbessern, indem sie eine genaue Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeiten der Arbeitnehmer gewährleisten.

Arbeitgeber in der Pflicht

Als Arbeitgeber ist es wichtig, die Anforderungen und Vorschriften für digitale Arbeitszeiterfassung für  Mitarbeiter sorgfältig zu beachten. Im deutschen Arbeitszeitgesetz sind der Umfang und die Möglichkeiten der Zeiterfassung vorgeschrieben. Arbeitgebern, die ihren gesetzlichen Verpflichtungen nicht nachkommen, drohen Strafen oder rechtliche Probleme. Deshalb sollten Sie sich mit diesen Vorschriften gründlich vertraut machen. bevor Sie ein Zeiterfassungssystem oder eine Zeiterfassungsmethode einführen. Dazu gehört auch die Frage, ob Sie verpflichtet sind, alle geleisteten Arbeitsstunden oder nur bestimmte Arten von Arbeitsstunden, z. B. Überstunden, zu erfassen. Außerdem kann das Arbeitsrecht vorschreiben, in welchem Format und wie lange die Zeiterfassung aufbewahrt werden muss. 

Arbeitszeit: Was ist einbezogen und was nicht?

In Deutschland definiert das Arbeitsrecht die Arbeitszeit als den Zeitraum zwischen Arbeitsbeginn und -ende, mit einer maximalen täglichen Arbeitszeit von acht Stunden. Die wöchentliche Gesamtarbeitszeit wird entweder im Arbeitsvertrag oder durch Tarifverträge festgelegt. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass nicht alle während des Arbeitstages anfallenden Tätigkeiten als Arbeitszeit gelten, wie Raucherpausen oder freiwillige Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen. Einige Tätigkeiten wie das Umkleiden in bestimmten Branchen oder notwendige Pausen werden jedoch als Arbeitszeit betrachtet, da sie unmittelbar zu den beruflichen Aufgaben oder zum Wohlbefinden des Arbeitnehmers beitragen.

Ab wann ist elektronische Zeiterfassung Pflicht und welche Ausnahmen gibt es?

In Deutschland besteht laut Bundesarbeitsgericht schon jetzt eine Pflicht zur elektronischen Erfassung der Arbeitszeit. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, genaue Aufzeichnungen über die erfasste Arbeitszeit der Arbeitnehmer elektronisch zu führen. Es gibt jedoch Übergangsfristen für diese Umstellung, abhängig von der Unternehmensgröße.
Deutsche Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten haben eine Frist von einem Jahr, um eine Zeiterfassung in der elektronischen Form einzuführen. Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten haben zwei Jahre Zeit, während Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten fünf Jahre Zeit haben, um die Umstellung vorzunehmen. Für Unternehmen mit 10 oder weniger Beschäftigten wird die Digitale Zeiterfassung weiterhin nicht vorgeschrieben. Hier reicht weiterhin eine Arbeitszeiterfassung in Papierform.

Erfassungsterminal zur elektronischen Zeiterfassung per RFID Chip oder per Fingerabdruck

Diese Systeme bestehen aus RFID-Chip-Transponder-Terminals, die an strategischen Orten wie Ein- und Ausgängen oder Arbeitsplätzen installiert werden, und einer entsprechenden Zeiterfassungssoftware. Der RFID-Chip ist in den Ausweisen oder Schlüsselanhängern der Mitarbeiter integriert, was eine bequeme und genaue elektronische Arbeitszeiterfassung ermöglicht.
RFID-Chips gehen jedoch leicht verloren oder werden verlegt, was zu Unannehmlichkeiten und potenziellen Sicherheitsrisiken führt. Bei der Fingerabdruck-Biometrie müssen die Mitarbeiter lediglich ihre Fingerabdrücke in das Zeiterfassungssystem einscannen, um sich ein- und auszustempeln. Die besonderen Merkmale der Fingerabdrücke jedes Einzelnen gewährleisten eine genaue Identifizierung, wodurch die Möglichkeit einer betrügerischen Zeiterfassung ausgeschlossen wird.

Digitale Zeiterfassung per App

Die elektronische Erfassung der Arbeitszeit per App- und webbasierter Technologie hat die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen und verwalten. Mit dieser Technologie können Mitarbeiter direkt von ihrem Computer, Smartphones oder Tablets ein- und ausstempeln und so ganz einfach ihre Pausen und geleistete Arbeitszeit elektronisch erfassen. Dadurch werden manuelle Eingaben oder handgeschriebene Zeiterfassungsbögen überflüssig, was zu weniger Fehlern führt und sowohl den Mitarbeitern als auch den Vorgesetzten wertvolle Zeit spart. Die auf diese Weise erfassten Informationen lassen sich problemlos in Gehaltsabrechnungssysteme exportieren oder für die Erstellung von Berichten verwenden, was die Effizienz der Verwaltungsaufgaben erhöht. Insgesamt bietet die digitale Zeiterfassung per App- und webbasierter Technologie Komfort, Genauigkeit und Transparenz bei der Verwaltung der täglichen Arbeitszeiten.
Durch den Einsatz dieser innovativen Lösungen können Unternehmen ihre Abläufe optimieren und gleichzeitig eine faire Vergütung für ihre Mitarbeiter auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden sicherstellen.

Digitale Zeiterfassung per Geolocation tracking

Die elektronischen Arbeitszeiterfassung per Geolocation basiert auf der Nutzung von GPS-Technologie, um den Standort eines Mitarbeiters zu verfolgen. Dazu aktiviert der Mitarbeiter die Geolocation-Funktion in einer mobilen App auf seinem mobilen Gerät, üblicherweise einem Smartphone, um seinen aktuellen Standort zu bestimmen. Die Anwendung zeichnet die Anwesenheitszeit des Mitarbeiters basierend auf seinem Standort auf. Dies dient als Nachweis für die tatsächliche Anwesenheit am Arbeitsplatz zu einer bestimmten Zeit. Allerdings  ist diese Technologie nicht ganz unproblematisch, da die gesammelten GPS-Daten nicht immer ein genaues Bild der tatsächlichen Arbeitsleistung bieten und die kontinuierliche Überwachung des Standorts von Mitarbeitern Datenschutzbedenken aufwerfen und das Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Arbeitgebern negativ beeinflussen können.