Effektives Ausfallmanagement in der Gesundheitsversorgung

Herausforderung Ausfallmanagement
Hauptziele des Ausfallmanagements
Aktuelle Situation im Gesundheitssektor
Flexible Personalplanung mit Swisio Clevere Tools im kurzfristigen Ausfallmana
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Herausforderung Ausfallmanagement

Ausfallmanagement: Die Kunst der Kontinuität

Ausfallmanagement umfasst Maßnahmen, um unerwartete Ausfälle von Personal und Betrieb zu minimieren und Arbeitsabläufe aufrechtzuerhalten. Dazu gehört unter anderem, schnell geeignete Schritte einzuleiten, die die vorhandenen internen Ressourcen optimal nutzen und so die Arbeitskontinuität sicherstellen. Anders ausgedrückt: Mit einem gut durchdachten Ausfallmanagement lassen sich Arbeitsabläufe sichern und die Resilienz und Effizienz einer Organisation steigern. Besonders kritisch ist dies in Bereichen wie dem Gesundheitswesen, wo krankheitsbedingte Ausfälle die Patientenversorgung unmittelbar beeinträchtigen können.

Minimierung von Störungen im Betriebsablauf

Sicherstellung einer adäquaten Besetzung zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes (i. e. unbesetzte Schicht vermeiden)

Erhaltung der Produktivität und (Mitarbeiter/innen-)Zufriedenheit

Identifikation von internen Ressourcen zur kurzfristigen Deckung von Ausfällen

Kommunikation mit den betroffenen Stationen und Mitarbeiter/innen

Implementierung von digitalen Lösungen (z. B. Ausfallmanagement Pflege-App) zur Vereinfachung der Koordination

Wenn unerwartet Mitarbeiter ausfallen: Neuplanung von Schichten oft mühsam

Ein effektives Ausfallmanagement erfordert Flexibilität, damit im Bedarfsfall verfügbare Mitarbeiter/innen rasch kontaktiert und unbesetzte Schichten vermieden werden können. In der Praxis ist dies jedoch oft mit enormem organisatorischen Aufwand verbunden: Gängig ist noch immer die Praxis, Mitarbeiter/innen in ihrer Freizeit zu kontaktieren und sie zu bitten, spontan für ausgefallene Kolleg/innen einzuspringen. Solche kurzfristigen Dienstplanänderungen führen nicht nur zu einer Mehrbelastung (und langfristig zu Frustration) der verbleibenden Teammitglieder, sondern werden durch Regelungen wie Vorschriften zur Arbeitszeit, Haftungsbestimmungen oder Betriebsvereinbarungen zusätzlich beeinträchtigt. Darüber hinaus besteht oft Unklarheit darüber, welche Qualifikationen nötig sind, um schnell einen geeigneten Ersatz für die ausgefallenen Mitarbeiter zu finden.

Effektives Ausfallmanagement in der Gesundheitsversorgung - aber wie?

Im lebenswichtigen Bereich der Gesundheitsversorgung kann jeder Moment, in dem eine Fachkraft fehlt, über Leben und Tod entscheiden. Schon bei einer einzigen Planungslücke können die Konsequenzen gravierend sein. In Zeiten des chronischen Personalmangels und zusätzlicher Herausforderungen wie der Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) und den allgemeinen Folgen der Corona-Pandemie stehen daher gerade Gesundheitseinrichtungen beim Ausfallmanagement vor komplexen Aufgaben. Personelle Kontinuität und eine optimale Besetzung sind entscheidend, um eine hochwertige Versorgung zu gewährleisten und unzufriedenen Patient/innen - und Mitarbeiter/innen - vorzubeugen. Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen suchen daher ständig nach Wegen, um unbesetzte Schichten zu vermeiden bzw. jeden ausgefallenen Dienst zu kompensieren.

Planungsverantwortliche im Gesundheitsbereich (und nicht nur dort) wissen, wie mühsam und zeitaufwendig das Erstellen eines Dienstplans ist. Verfügbarkeiten, gesetzliche Vorgaben, die berufliche Situation persönliche Wünsche und Qualifikationen sind zu berücksichtigen. Die Balance zwischen betrieblichen Anforderungen und Mitarbeiterwünschen zu finden, ist eine echte Herausforderung. Und wenn der Plan endlich fertig ist, flattert eine Krankmeldung herein - und die Suche nach Ersatzkräften, die die vakanten Dienste übernehmen können, beginnt aufs Neue. Eine frustrierende und zeitraubende Angelegenheit. Was also tun, wenn sich Personalplaner mit kurzfristigen Ausfällen konfrontiert sehen und eine unbesetzte Schicht droht? In solchen Fällen stehen verschiedene Strategien zur Verfügung, um passenden Ersatz zu finden.

Joker-Dienst:

Joker-Dienste sind flexibel einsetzbare Arbeitsschichten, die dazu dienen, kurzfristige Personalengpässe bzw. einen Ausfall von Angeboten abzudecken. Mitarbeiter/innen, die Joker-Dienste übernehmen, werden oftmals in verschiedenen Abteilungen eingesetzt, um für bereichsübergreifende Flexibilität zu sorgen.

Springer-Pool:

Ein Springer-Pool bezeichnet eine Gruppe von flexiblen Mitarbeiter/innen, die kurzfristig in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden können. Von den Mitarbeiter/innen aus dem Joker-Dienst unterscheiden sie sich insofern, als dass die entsprechenden Springer meist für langfristige Einsätze vorgesehen sind; Joker hingegen kommen zumeist bei kurzfristigen und unvorhersehbaren Engpässen zum Einsatz.

Stand-By-Dienste:

Stand-By-Dienste schließlich sind Schichten, bei denen Mitarbeiter/innen in Bereitschaft sind, um im Bedarfsfall kurzfristig zur Arbeit zu erscheinen. Sie befinden sich zwar nicht am Arbeitsplatz, müssen aber dennoch verfügbar und einsatzbereit sein.

Obwohl diese Ansätze zum Alltag gehören, weisen sie Nachteile auf:

So bringen Joker-Dienste Unvorhersehbarkeit, Stress und eine hohe Arbeitsbelastung mit sich, verursachen höhere Kosten und beeinträchtigen die Arbeitsqualität. Springer-Pools verursachen zusätzliche Schulungs- und Bereithaltungskosten, verringern durch häufige Einarbeitungen die Effizienz und führen nicht selten zu geringerem Engagement der Mitarbeiter/innen. Stand-By-Dienste wiederum belasten die Mitarbeiter/innen dadurch, dass sie ständig einsatzbereit sein müssen. Gemeinsam ist allen Lösungen außerdem, dass mit der jeweiligen Organisation ein enormer administrativer Aufwand verbunden ist.

Deutliche Arbeitserleichterung durch digitale Lösungen

Einen spontanen Dienstausfall generell zu verhindern, wird wohl kaum gelingen. Doch die Digitalisierung bietet wertvolle Instrumente, um besser auf Dynamiken beim Ausfallmanagement eingehen zu können. Moderne Softwarelösungen ermöglichen eine schnelle Kommunikation, flexible Ressourcenzuweisung und kollaborative Planungsfunktionen, mit der sich Dienstpläne im Handumdrehen an verfügbare Ressourcen anpassen lassen. Indem sie dazu beitragen, Personalengpässen effektiv vorzubeugen, steigern solche digitale Tools die Effizienz im Ausfallmanagement, optimieren die Betriebskontinuität - und führen so auch zu verbesserter Dynamik im Team.

Die fortschrittlichen Tools von Swisio vereinfachen den flexiblen Mitarbeitereinsatz erheblich und machen Ausfallmanagement zum Selbstläufer. Swisio bietet ein intuitives Design, klare Kommunikationsmöglichkeiten und einen starken Fokus darauf, betriebliche Effizienz mit einer hohen Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen in Einklang zu bringen. Das Herzstück von Swisio: ein kooperativer Ansatz zwischen Planungsverantwortlichen und Personal, der das Fundament zu einem gut durchdachten Ausfallmanagement legt und geeignet ist, das Ausfallmanagement in Krankenhäusern zu verbessern.

Swisio Flexplanung: Ausgefallene Dienste problemlos abfangen

So steht mit dem Swisio-Modul Flexplanung ein zeitgemäßes Ausfalltool zur Verfügung, das Joker-Dienste, bereichsübergreifende Springer-Pools und Co. in die digitale Welt integriert. Es zielt darauf ab, verfügbare Mitarbeiter/innen zu identifizieren, um kurzfristige Ausfälle zu kompensieren und somit die Dynamik im Team aufrechtzuerhalten. Spontan entstehende Bedarfe ermittelt die Software sofort: Die Übersicht "Besetzungsmuster" etwa zeigt zu besetzende Dienste in einer praktischen Monatsübersicht an und berücksichtigt dabei u. a. vorhandene Qualifikationen der Mitarbeiter/innen. Jede unbesetzte Schicht ist gut erkennbar markiert. Die Übersicht "Kurvenbesetzung" gibt Aufschluss darüber, zu welcher Zeit zu wenig Mitarbeiter/innen eingeplant sind und wann es gilt, passenden Ersatz zu finden.

Flexanfragen erlauben eine einfache und schnelle Kommunikation, sodass Nutzer/innen bei drohenden Ausfällen schnell digital Ersatz finden können.

Besonderes Plus: Swisio berücksichtigt nur Kandidat/innen, die auch wirklich verfügbar (d. h. nicht im Urlaub, im Krankenstand etc.) sind. Bei Bedarf ist aber auch eine gezielte Kontaktaufnahme zu Mitarbeiter/innen möglich.

Fachkräfte digital anfragen mit FlexHub

Viele Organisationen arbeiten mit Personalvermittlungen oder Agenturen zusammen, um eine unbesetzte Schicht zu vermeiden. FlexHub wurde speziell für diese Art des organisationsübergreifenden Personalaustauschs entwickelt. Dadurch wird es einfacher, die vakanten Dienste an externe Stellen weiterzuleiten. Mitarbeiter/innen können diese offenen Schichten einsehen und ggf. "liken". Dabei berücksichtigt FlexHub Unterschiede zwischen Organisationen, z. B. im Hinblick auf Qualifikationen, Dienstleistungen, Planungsgruppen etc. Das ist wichtig, da jede Organisation diesbezüglich eigene Aspekte berücksichtigt.

Employee Self Service Software: Auf Zusatzbedarfe adäquat reagieren - immer und überall

Im Swisio-Dienstplanungsmoul Employee Self Service Software senden Mitarbeiter/innen Anfragen, tauschen selbstständig Dienste miteinander, äußern aktiv Wünsche und können sich über die Teamplanung sogar ihre gesamte Arbeitszeit weitgehend selbst durchplanen - ganz einfach am PC oder über die Swisio-App auf dem Handy oder Tablet. Dieser Ansatz verhindert, dass es überhaupt zu einer ausgefallenen Schicht kommt und wirkt Unterbesetzung und Personalmangel entgegen, bevor sie überhaupt entstehen. Und natürlich bewegen sie sich dennoch stets in der vom Gesetz und der Organisation vorgegebenen Bedingungen.

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